Como elaborar um planejamento estratégico odontológico para sua clínica ou consultório

O planejamento estratégico odontológico é um fator essencial para o sucesso do consultório ou da clínica odontológica.

A verdade é que a gestão odontológica está cada vez mais desafiadora, exigindo planejamentos e ações realmente inovadoras e precisas para alcançar resultados desejados.

Se antes era normal realizar um balanço financeiro e decidir o orçamento para as tomadas de decisões, agora os consultórios e clínicas precisam lidar com um cenário altamente complexo para ter autoridade no segmento. Realidade que se transforma na velocidade do mundo digital em que vivemos.

É por isso que você, dentista, empreendedor e gestor, precisará de um ótimo planejamento estratégico para se manter à frente da concorrência.

Quer aprender a elaborar um planejamento estratégico odontológico realmente eficaz? Então, continue lendo esse artigo e confira nosso guia definitivo:

O que é um planejamento estratégico odontológico?

O planejamento estratégico odontológico é uma forma de gestão essencial para estimar metas e determinar os rumos do seu consultório ou clínica odontológica. Estando o conceito desse planejamento associado à previsão. Portanto, nada mais é do que um processo de criação e de execução de estratégias.

Dessa maneira, em um cenário como o nosso que apresenta rápidas mudanças, exigindo a tomada de decisão com antecedência, planejar é uma ferramenta que te leva mais longe e te deixará preparado para situações inusitadas.

Sendo assim, qualquer planejamento inicia-se com a definição dos objetivos organizacionais e escolha de procedimentos e métodos para chegar onde se deseja, seguindo um processo que analisa cuidadosamente o ambiente e os riscos envolvidos em cada ação.

Contudo, planejar as ações do seu negócio não é mais uma demanda burocrática que se resume em números, gráficos e relatórios, como antigamente. Na realidade, o processo de planejamento moderno pode estimular a criatividade e encorajar novas ideias para solucionar os problemas da gestão de seu consultório ou clínica odontológica.

Em suma, planejar é determinar a direção a ser seguida para o próximo mês, ano ou década, sendo necessário vários processos, desde o diagnóstico da situação até a elaboração de planos e ações para solução e melhora dos processos.

Para isso, você pode escolher entre três categorias essenciais de planejamento odontológico:

Planejamento estratégico

Neste planejamento o consultório ou clínica odontológica analisa o momento e a situação atual em que se encontra e fazem projeções sobre as metas e objetivos que tem para o futuro.

Dessa maneira, a gestão odontológica foca em uma direção e pode colocar seus esforços, investimentos e tempo para alcançar esses objetivos. Além disso, são realizados estudos para traçar as melhores estratégias, realocando recursos, criando soluções, aumentando a rentabilidade e a produtividade, diminuindo custos, etc.

Leia mais: Dr. Weder explica como ter mais lucro 

Planejamento tático

O planejamento tático procura colocar em prática as ações necessárias para atingir os objetivos a longo prazo estabelecidos durante o PE, porém, é nessa categoria em que os objetivos estratégicos são decompostos, além de determinarem como serão atingidos.

Isso acontece pois o planejamento estratégico deve ser realizado pela gerência, enquanto o tático é feito pelos diferentes departamentos, tendo também seus objetivos estabelecidos a médio prazo, levando entre 1 e 3 anos para serem cumpridos.

Planejamento Operacional

Já o planejamento operacional diz respeito a como cada equipe e colaborador serão organizados em suas tarefas diárias. Dessa maneira, são colocadas ações específicas para alcançar os objetivos estabelecidos pelo planejamento tático, sendo criados os planos de ação.

Portanto, é no planejamento operacional em que são decididos os métodos utilizados para realizar as tarefas diárias, buscando maneiras de aumentar a produtividade e a organização da equipe.

Em um breve resumo, o planejamento estratégico e o tático visam onde a empresa quer chegar, pensando a longo e a médio prazo, além de estabelecer estratégias para isso. Enquanto o operacional busca aquilo que será mais eficaz para as tarefas diárias e para aumentar a produtividade, eficiência, organização, entre outros. 

Passo a passo para você elaborar o planejamento estratégico de sua clínica odontológica

Realize um diagnóstico completo da gestão de seu consultório odontológico

Antes de realizar seu planejamento odontológico, você precisa realizar um diagnóstico completo do que aconteceu anteriormente.

Perceba como seus processos têm sido desenvolvidos e quais foram os resultados.

Essa etapa permite realizar um check-up, a fim de analisar os problemas enfrentados e avanços em relação às metas estabelecidas para sua clínica ou consultório odontológico.

Neste momento, não adianta basear-se somente na intuição, como acontece com muitos gestores. Um diagnóstico eficiente envolve dados, pesquisas e métricas que envolvem o cenário odontológico interno e externo.

Existem 4 métodos de diagnósticos:

• Análise dos balanços financeiros em todos os departamentos;
• Levantamento da estrutura de custos fixos e variáveis;
• Análise mercadológica de posição, mercado consumidor e concorrência;
• Análise do equilíbrio e capital de giro.

Utilize a análise SWOT para avaliar sua clínica ou consultório odontológico como um todo

A análise SWOT é uma ferramenta do marketing para dentistas. Mas que funciona muito bem no processo de gestão pois possibilita que o gestor tenha um diagnóstico completo de sua clínica odontológica.

Leia mais: Google Ads solução de marketing para atrair pacientes

Serão reduzidos os riscos na hora de dar um passo importante na sua empresa, como: explorar novos mercados, oferecer um novo serviço ou criar novas estratégias de marketing.

Os principais benefícios da análise SWOT em sua clínica ou consultório odontológico, são:

• Dar mais segurança para a tomada de decisão;
• Conhecer profundamente o cenário da clínica ou consultório;
• Compreender a posição do negócio  em relação aos concorrentes;
• Antecipar-se a movimentos diversos externos;
• Indicar alternativas de ação para solução e melhora de processos.

No Brasil, essa análise também é conhecida como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). Conheça de maneira mais profunda como funciona esta análise:

Forças

São os elementos internos de sua clínica ou consultório odontológico. Diz respeito a sua vantagem competitiva no mercado, como por exemplo: uma sólida formação técnica, equipe capacitada, ambiente bem localizado, entre outros.

Para pensar em suas forças, pense nos seus diferenciais que são realmente vantagens competitivas para o mercado.

Forças são os pontos que te diferenciam de seus concorrentes, o que é decisivo para seus pacientes estarem com você, e não com eles.

Fraquezas

Fraquezas são todas as coisas que precisam ser melhoradas internamente em sua clínica para oferecer um serviço melhor aos pacientes.  Pode ser desde o ambiente, até questões pessoais e falta de equipamentos.

O que precisaria ser melhorado para entregar uma melhor experiência para seus pacientes e atender todas as suas necessidades hoje?

Oportunidades

São as possibilidades de mercado que podem afetar positivamente o seu consultório e representar uma oportunidade de crescimento, seja ela em curto, médio ou longo prazo. Podem ser parcerias, melhoria nos equipamentos, entre outras possibilidades.

Leia mais: Tendências para a odontologia em 2022

Ameaças

As ameaças são os elementos externos que podem vir a prejudicar seu negócio de alguma maneira, caso venham a acontecer.

Aqui, vale lembrar que, diferente das Fraquezas, as Ameaças são pontos que talvez você, como gestor, não poderá evitar ou “arrumar”. São pontos externos, como crises econômicas ou até mesmo uma situação pandêmica, como a da covid-19.

Por meio da análise desses quatro pontos, você terá muito mais embasamento no momento de estabelecer as estratégias e os planos para o seu consultório odontológico.

Faça benchmarking

Comparar-se com concorrência é uma ótima forma de extrair do mercado odontológico, valiosos ensinamentos sobre o que pode dar certo e o que pode fracassar neste mercado.

O benchmarking é uma estratégia fundamental para o sucesso de sua clínica (ou consultório).Dessa maneira, não se trata de mera cópia, mas de compreender o que dá certo, fazendo adaptações para a sua realidade.

Na prática, existem 4 tipos de Benchmarking:

• O benchmarking competitivo: está relacionado aos processos de gestão das clínicas e consultórios concorrentes.

• O benchmarking genérico: este, consiste na comparação do funcionamento das clínicas e consultórios odontológicos concorrentes. Está mais ligado a processos como atendimento e organização.

• O benchmarking funcional: é relativo aos tipos de serviço oferecidos, e como eles acontecem.

• O benchmarking interno: diferente de todos os outros, este benchmarking é voltado para os processos internos de sua própria clínica ou consultório. Basicamente é um processo de autoconhecimento.

Elabore objetivos coesos para seu planejamento estratégico

Com base em todos os pontos expostos, a avaliação do desempenho, pontos fortes e fraquezas, você estará preparado para traçar objetivos tangíveis.

Dessa forma, conseguirá, de forma realista, projetar o crescimento da sua clínica ou consultório odontológico.

A ideia agora é bem simples. Consiste em não planejar nada que não possa ser cumprido. Qualquer objetivo pode ser traçado, desde que consideradas as limitações do consultório (ou clínica).

Veja exemplos de metas que podem ser estabelecidas:

• Aumentar a quantidade de pacientes;
• Subir o faturamento em 30%;
• Expandir o consultório;
• Reduzir o número de pacientes inadimplentes.

Leia mais: Como aumentar o faturamento da sua clínica odontológica? 

Além desses exemplos, procure propor metas S.M.A.R.T de preferência, elas vão permitir que você monitore suas ações e realize as correções necessárias ao longo do tempo para alcançar o sucesso esperado. Esse tipo de metas são definidos como:

• Específicas (Specific): dizem respeito a algo bem fechado, pontual, que portanto não deve ser generalizado. Por exemplo: aumentar o número de pacientes nos procedimentos de ortodontia.

• Mensuráveis (Measurable): boas metas são as que você consegue acompanhar e mensurar. É necessário estar atento para saber se elas estão sendo alcançadas. Por exemplo, sua meta pode ser aumentar o número de pacientes nos procedimentos cirúrgicos. Mas quanto? 10%? 20%? Colocar uma mensuração vai tornar a sua análise mais simples e fácil de ser alcançada.

• Alcançáveis (Attainable): metas devem ser sempre desafiadoras, ao mesmo ponto em que são possíveis de serem alcançadas. Caso contrário, elas ficarão de lado e acontecerá uma onda de desmotivação com elas a longo prazo. Por isso, é tão importante manter os pés no chão.

• Relevantes (Relevant): metas devem ser realmente relevantes para seu negócio e seus objetivos. Isso vai garantir que toda sua equipe faça um esforço real para atingi-las.

• Temporais (Time based):É muito importante que suas metas tenham um prazo específico para serem concluídas. Isso vai garantir que você não deixe nada pra depois. Voltando ao nosso exemplo: sua meta é aumentar o número de pacientes nos procedimentos cirúrgicos em 20%. Quanto tempo até isso acontecer?

Depois de estabelecer as metas e um tempo hábil para que elas sejam feitas, seguindo todos os preceitos acima, defina indicadores de acompanhamento. Eles vão permitir que você acompanhe periodicamente se o alcance dos seus objetivos.

Leia mais: 5 estratégias para conseguir mais pacientes em seu consultório

Trace estratégias específicas em seu planejamento

Nesse processo, você deverá formular as estratégias para alcançar seus objetivos. Listando seus objetivos traçados, agora basta determinar como alcançá-los.

Por isso, é muito importante que você elabore objetivos realistas que são notoriamente alcançados. Mas, atenção, de nada adianta criar planos e estratégias e não colocar tudo em ação.

Analise os indicadores de desempenho para verificar se seu planejamento estratégico está funcionando

Nada pode ser gerenciado se não for medido, por isso, você precisa determinar os indicadores de desempenho para cada meta.

Por exemplo, se um dos objetivos é aumentar o faturamento em 30%, você precisa monitorar se as estratégias traçadas para alcançar o objetivo estão levando resultados.

Analise todos os seus indicadores de desempenho, alguns deles são:

• Agendamentos/cancelamentos;
• Ticket médio;
• Novos pacientes;
• Retenção, ou taxa de fidelização;
• Faturamento;
• Inadimplência;
• Taxa de ocupação.

Procure ter orçamentos detalhados

Todo o planejamento deve tratar das finanças com cautela. Gestores odontológicos que realmente têm o controle do fluxo de caixa sabem estipular o que dá lucro e o que representa prejuízo.

Com essas informações e a sua experiência, pode ser dado um passo adiante em relação aos gastos. Nesse aspecto, as expectativas de crescimento determinarão metas de expansão.

Caso contrário, o foco deverá ser tirar a empresa do vermelho. Portanto, fique atento ao setor financeiro de seu negócio. A otimização e o controle de todas as transações financeiras são essenciais para garantir lucratividade em sua clínica ou consultório odontológico.

E então, planeje!

Com sua análise SWOT, missão, visão, valores e metas, monte suas ações. O que você precisa para realizar os objetivos estabelecidos? Quanto tempo? Nessa hora, um calendário e um ótimo alinhamento com a equipe é fundamental.

Quando todos conhecem quais as metas que precisam ser alcançadas e o que fazer para chegar até elas, você mantém um ambiente motivado e todos trabalham em harmonia.

Para ajudar você gestor a realizar e acompanhar seus resultados de maneira sólida, um software é a melhor opção.

Leia mais: 8 problemas que um software odontológico pode resolver 

Um sistema para clínicas odontológicas, como o Dental Office, oferece relatórios precisos de suas atividades, uma vez que todas elas são centralizadas em um mesmo lugar, além de uma otimização de processos e atendimentos.

Descubra o Dental Office e tenha como aliada uma tecnologia pensada para facilitar o dia a dia da sua clínica odontológica e da sua gestão. Quer saber por qual razão ele é a opção perfeita para você? Então acesse nosso eBook gratuito: